Bedrijfsvoering o.b.v. uniforme processen en een ‘fit for future’ IT-landschap is een essentiële schakel in de wendbaarheid van een organisatie

Je hoort het vaak, eerst organiseren en dan automatiseren. In de praktijk gaan deze twee echter hand in hand, het uniformeren en dus aanpassen van processen in combinatie met en veelal parallel aan het inrichten van je IT-landschap o.b.v. ‘best practice’. Met andere woorden, ‘stick to the standard’ bij het configureren van je IT-systemen. Bij uitstek de ondersteunende bedrijfsactiviteiten, denk aan Financiën, Inkoop en HR of kortweg het bedrijfsvoeringsdomein, lenen zich om de geautomatiseerde ondersteuning één keer goed en op een uniforme manier in te regelen op basis van standaard ‘ways of working’. Systemen inrichten op eenduidige werkwijzes, die vaak inherent zijn aan processen binnen deze functionele domeinen. Voor de IT-systemen leidt dit in de regel tot een relatief snelle implementatie èn een lagere beheerlast en daarmee tot een betere TCO. Daarbij kan qua aandacht – en dus capaciteit en budgetten – de focus worden gelegd op het ondersteunen van de primaire, veelal op de klant of eindgebruiker gerichte, activiteiten. In de context van multimodaliteit duidt Anderson MacGyver dit met ‘Vergroenen’. 

Uniformeren van processen loopt samen op met een ‘best practice’ inrichting van het IT-landschap 

Vergroening, zeker in het bedrijfsvoeringsdomein, is een onderdeel van Anderson MacGyver’s MultiModaliteits-analyse en helpt bij het realiseren van de genoemde ‘fit for future’ inrichting van technologie. Zoals gezegd, vergroenen betreft in de eerste plaats ondersteunende bedrijfsactiviteiten zoals Financiën, HR en Inkoop. In deze nieuwe dynamiek is een ‘fit for future’ inrichting van het IT-landschap cruciaal: een stabiele basis die tevens flexibel genoeg is om klantgericht te kunnen innoveren.  

De beschikbare technologie om deze uniform ingeregelde processen te ondersteunen zijn in de regel zogenaamde pakketoplossingen (business solutions). Ofwel, geïntegreerde platformen als ERP-systemen of best of breed-oplossingen voor bijvoorbeeld debiteurenbeheer, factuurscanning en -matching of geavanceerde oplossingen voor inkoopondersteuning. Die pakketoplossingen bieden in principe in de standaard prima passende functionaliteit. Processen dienen hierop te worden aangepast in plaats van de systemen met maatwerk aan te passen op die processen. 

Kortom, anders dan vaak wordt gedacht vormt de technologie dus niet het startpunt van zo’n transitie. In tegendeel: je kunt pas vanuit de samenhang nadenken over een passende IT wanneer bedrijfsactiviteiten, operatie en organisatie tegen het licht zijn gehouden. Uiteindelijk komt vergroenen neer op het maken van bewuste keuzes gericht op het uniformeren van processen en het daardoor optimaal ‘stick to the standard’ inrichten van het IT-landschap. Het ‘vergroenen’ van ondersteunende activiteiten is in die zin een belangrijke stap naar toekomstvastheid. 

Drie praktijkvoorbeelden: vergroenen in de installatiebranche, de logistieke en onderwijssector  

Drie praktijkvoorbeelden uit onze adviespraktijk illustreren wat vergroenen een organisatie kan opleveren. Gebasserd op opdrachten bij klanten uit drie verschillende sectoren, die een landschapsvernieuwing zijn gestart of hebben uitgevoerd vanuit het principe: uniformeren van back-office processen en daardoor qua inrichting van de IT-systemen dicht bij de standaard blijven. 

1. De installatiebranche kenmerkt zich door groei, onder andere via overnames. Dit leidt vaak tot nieuwe vormen van dienstverlening. Deze dynamiek vraagt omwille van efficiency (operational excellence) om centralisatie van met name de ondersteunende activiteiten. Dit vereist tevens een zekere mate aan standaardisatie in de primaire processen in de vorm van standaard werkpakketten en het selecteren en inrichten van ‘fit for purpose’ IT-oplossingen, die zonder veel maatwerk deze processen optimaal kunnen ondersteunen. Bij de grote concerns die hierdoor ontstaan zie je dat voordelen worden behaald door financiën, denk aan financiële administratie, debiteuren en crediteuren, inkoop en HR centraal worden georganiseerd en qua proces ingeregeld en vervolgens in de oplossingen op een eenduidige manier worden ondersteund. 
2. De logistieke dienstverlening heeft te maken met een shift in de primaire activiteiten door toenemende online shopping en de daarmee verbonden thuisbezorging. Daarbij worden verschillende waardeketens bediend: BtB, BtC en BtBtC. Dit resulteert met oog op de customer intimacy in aparte business units per klantgroep, die efficiënt moeten worden ondersteund vanuit centrale, uniform ingerichte processen en systemen voor domeinen als HR, finance en inkoop. 
3. Binnen het onderwijs kunnen nieuwe partijen dankzij digitale platformen veel sneller moderne, concurrerende onderwijsconcepten aanbieden. Het antwoord van de veelal sterk decentraal georganiseerde universiteiten en hogescholen is het eenduidig inregelen van processen en systemen voor de bedrijfsvoering om zowel onderscheidend als efficiënt te zijn. Vergroenen op basis van geüniformeerde oplossingen en processen waar het kan, en op de onderwijsmarkt gericht maatwerk waar het moet. 

Hoe ga je concreet aan de slag met het vergroenen van de bedrijfsvoering? 

IT-systemen vormen niet het startpunt van een vergroeningstransitie. In tegendeel, je kunt pas vanuit de samenhang nadenken over passende IT, wanneer bedrijfsactiviteiten, operatie en organisatie goed tegen het licht zijn gehouden. 

Bij het uniformeren van het bedrijfsvoeringsdomein is met name differentiatie van belang. Door aan te nemen dat alle activiteiten generiek (‘groen’) zijn en tegelijkertijd aandacht te houden voor activiteiten die specifiek moeten zijn t.o.v. de marktstandaard (‘oranje’), behaal je voordelen waar het kan en blijf je tegelijkertijd qua technologie zo dicht mogelijk bij de standaard .  

De activiteiten met IT optimaal ondersteunen vraagt om een fit for future IT-landschap, zo’n landschap is cruciaal in deze nieuwe dynamiek. Niet elke bedrijfsactiviteit vraagt namelijk om een vergelijkbare oplossing. De IT die de primaire processen ondersteunt is in de regel niet dezelfde IT als die voor de secundaire processen, zoals HR, financiële administratie en inkoop. Anderson MacGyver helpt die keuze te maken, en de bedrijfsvoeringsactiviteiten en daarmee de ondersteunende IT-systemen te ‘vergroenen’: van specifieke op zichzelf staande oplossingen naar uniformiteit. 

Kortom, wil je ‘vergroenen’, ga dan als volgt aan de slag 

• Breng je activiteiten in kaart, het Operating Model Canvas is hiervoor bij uitstek een goed instrument 
• Maak onderscheid in waar IT het verschil maakt en waar IT efficient en conform de standaard kan worden ingericht 
• Borg dat de IT specificiteit in de activiteiten voldoende wordt ondersteund waar noodzakelijk (niet rucksichtslos) 
• Betrek de gebruikersorganisatie en maak afspraken over ‘groen’, primair over uniformiteit in processen en daarmee ook over de in te richten onderliggende IT 
• Neem als uitgangspunt bij het inrichten van de IT dat processen worden aangepast en geüniformeerd op basis van de wijze waarop de oplossing dit in de standaard ondersteunt, aanpassen van de technologie op de werkwijze is een uiterste middel 

Kader multimodaliteit & vergroening 

MultiModaliteit is Anderson MacGyver’s basis voor het organiseren van data en technologie vanuit een waardeperspectief en geeft richting aan de hiervoor te nemen besluiten. Bedrijfsactiviteiten classificeren op basis van hun dynamiek en differentiatie biedt kaders om te bepalen hoe deze activiteiten optimaal kunnen worden georganiseerd: hoe moeten de processen lopen, hoe moet besturing worden ingericht, wat zijn de sourcingopties en welke technologie past het beste. De classificatie leidt tot een indeling in vier categorieën aangegeven met kleuren: paars, blauw, oranje en groen. Een activiteit met lage dynamiek en weinig differentiatie (generiek) krijgt de classificatie groen. Vergroenen in de methodiek van Anderson MacGyver is het organiseren en ondersteunen met technologie van de bedrijfsactiviteit naar zijn lage dynamiek en differentiatie.