Samen werk maken van data governance met TenneT

De energietransitie stelt netbeheerder TenneT voor forse uitdagingen. Data is cruciaal om bedrijfsonderdelen efficiënter samen te laten werken en optimaal in te spelen op snel veranderende omstandigheden. De integratie van data binnen TenneT is uitgewerkt in de ontwikkelde datastrategie. Patrick Piepers, Head of Asset Data Management bij TenneT, Marnick Huijsman, Lead Digital & Data (onderdeel van BTO, Business Technology Organisation) bij TenneT, Robbert Petterson en Stefan Wijers, beide Management Consultant bij Anderson MacGyver, vertellen meer over het belang van data governance en het streven naar een kwalitatief hoogwaardige data flow door de hele organisatie.

‘Data is the new soil’

De energietransitie heeft impact op alle onderdelen binnen TenneT. “We moeten in korte tijd ons netwerk fors uitbreiden”, licht Marnick toe. “Daarnaast hebben we ook te maken met de maatschappelijke consequenties van netcongestie, wat extra druk op de organisatie legt om toch sneller nieuwe ontwikkelingen mogelijk te maken. We kunnen dat niet alleen oplossen door harder te werken, we moeten vooral slimmer werken. Data speelt daarin vaak een expliciete rol.”

“Binnen het energiesysteem is data altijd belangrijk geweest, maar nog veel belangrijker geworden”, vult Patrick aan. “Dat komt omdat we zijn overgegaan op duurzame, hernieuwbare bronnen die veel minder stuurbaar zijn dan fossiele bronnen. Daarnaast zien we dat het aantal huishoudens dat teruglevert veel groter is geworden. Om dat geheel overzichtelijk te houden, moet het gestuurd worden met veel data die op de juiste momenten in de juiste vorm binnenkomen. In plaats van ‘data is the new oil’, gebruik ik liever ‘data is the new soil’. Besluiten en inzichten zijn niet zozeer leidend, we richten ons op het creëren van een landschap op basis waarvan je die besluiten kunt nemen.”

Data governance, onmisbaar in een dynamisch digitaal speelveld

Elke organisatie die data gebruikt, maakt gebruik van data governance. Het omvat de regels, procedures en richtlijnen die een organisatie volgt om ervoor te zorgen dat haar data veilig, nauwkeurig, beschikbaar en bruikbaar is. Het doel is om de kwaliteit, consistentie en betrouwbaarheid van data te waarborgen, waardoor betere beslissingen mogelijk worden. Volgens Patrick is het een thema dat onontbeerlijk is om te duiden welke rollen en verantwoordelijkheden je hebt in een digitale wereld. “Als je echt waarde hecht aan je data, dan moet je daar sturing aan geven. Heb het niet alleen over governance, maar zie het als een ruilmiddel. Ik geef jou inzichten, ik help jou met het creëren van een landschap waar je zelf weer inzichten uit kunt halen. Wil je daar meer van hebben, dan moet je je aan de regels en verantwoordelijkheden houden, want dan kunnen we nog veel meer bereiken.”

Ook Marnick ziet data governance meer als hulpmiddel dan strikte regelgeving. “We implementeren geen data governance, we lossen business problemen op die een relatie met data hebben en dat doen we op een gestructureerde manier. En die manier is dan data governance. We helpen je hoe je het doet, maar die rol moet je wel op je nemen, anders kunnen we er niet voor zorgen dat die data makkelijk toegankelijk is en kunnen we je niet goed genoeg helpen die datakwaliteit te verbeteren. De essentie moet wat mij betreft echt gericht zijn op het leveren van toegevoegde waarde.”

Governance als resultaat van de gekozen data strategie

In de zomer van 2023 is de nieuwe datastrategie goedgekeurd door de executive board van TenneT. “Uit de ontwikkelde datastrategie bleek dat data governance nog een van de belangrijkste onderdelen was die we moesten verbeteren”, licht Marnick toe. “De afdeling Digital & Data zit wat meer aan de IT-kant, de afdeling Asset Management heeft eigenlijk al heel lang de meeste energie gestoken in het implementeren van goede data governance. Vanuit IT was de wens om het over de hele organisatie uit te rollen, waarbij een stuk vereenvoudiging nodig was ten opzichte van wat Asset Management al had gedaan. Dat moest vervolgens weer bij elkaar gebracht worden. De conclusie was dat onze afdelingen dat traject samen in moesten gaan, anders zouden we de silostructuur in stand houden en de organisatie niet vooruit helpen. Vorig jaar zomer zijn we daar samen met Anderson MacGyver echt mee aan de slag gegaan.”

Een werkbaar model van data governance

De aanpak van Anderson MacGyver gaat niet uit van blueprints, maar is gericht op maatwerk, analyse en samenwerking. “Data governance is nooit het uitgangspunt geweest, meer de vraag hoe we met elkaar de ontwikkelde datastrategie gingen implementeren”, licht Stefan toe. Een van de belangrijkste vraagstukken aan het begin van het traject was wat er onder Asset Management en onder BTO viel qua verantwoordelijkheden. Maar ook thema’s als data ownership en wie er verantwoordelijk was voor het oplossen van datakwaliteit waren belangrijke aandachtspunten. Aan het einde van het traject hebben we een aantal adviezen geformuleerd die deels direct overgenomen konden worden en voor een deel te maken hadden met eventuele hiërarchische wijzigingen en/of verschuivingen van teams.”

“We hebben 27 interviews gehouden met verschillende stakeholders om de belangrijkste issues te achterhalen”, zoomt Robbert nog wat verder in. “Daar hebben we een analyse op gedaan. Die hebben we vervolgens ook in de workshops met Asset Management en Digital & Data, zowel voor Nederland als Duitsland, met elkaar gevalideerd. Het ging dus niet alleen om het versimpelen van een data governance structuur, maar zijn mensen ook in staat om een bepaalde rol te pakken en is dat duidelijk genoeg? Wat ik heel krachtig vond is dat we voor use cases hebben gekozen om op basis daarvan de droge materie van data governance en de ontwerpcyclus veel concreter en tastbaarder te maken. Ik merkte in de groep toenadering tot elkaar en een gedeelde ambitie om de issues samen met elkaar op te lossen.”

“Het was inderdaad het moment dat we echt met elkaar gingen kijken hoe we de strategie zouden gaan implementeren”, vult Patrick aan. “Dat betekende wat mij betreft echt een verruiming van het blikveld door te concluderen dat we niet alleen voor Asset Management en Digital & Data, maar ook voor al die andere partijen binnen de organisatie bezig waren. Een mooi bijkomend effect van het samen optrekken is dat we veel hebben geleerd van de gesprekken met de business stakeholders. Daaruit bleek regelmatig dat we heel anders naar dingen keken, maar dat bracht ons wel vooruit. En heeft ervoor gezorgd dat alle stakeholders mee wilden doen met de use cases en daar ook over het algemeen in ruime getale aanwezig zijn geweest.”

‘Publicatie is pas het begin van de implementatie’

Aan de hand van de workshops en een aantal use cases is er eind 2024 een high level ontwerp gerealiseerd. Enerzijds omvat dat een samenwerkingsmodel, waarbij je een dataflow volgt en dat data overgedragen wordt naar verschillende partijen. Maar ook een governance model, waarbij je, als het op operationeel niveau niet werkt, dat naar tactisch of strategisch niveau kan tillen. Dit model wordt nu getest met geselecteerde use cases. Deels de use cases uit de workshops, deels nieuw geselecteerde cases.

Patrick ziet in dit proces een duidelijke trendbreuk met het verleden. “Ik denk dat we met data governance de afgelopen jaren heel veel gewerkt hebben aan het afspraken maken en het vastleggen van afspraken en rollen. Daarbij hielden we veel vast aan ‘publiceren is implementeren’. Als de publicatie klaar is, dan is het gedaan en gaan we door naar het volgende. Terwijl ik vind dat de publicatie pas de start is van je implementatie. Dat betekent hard werken, dingen proberen, tegenvallers incasseren. Hoe beter je in staat bent je in te leven in de eindgebruiker, des te groter is de kans dat je iedereen ook meekrijgt in dat proces.

Waar we nu staan is dat we proberen de gesprekken met de eindgebruikers voor te bereiden, waarin we willen bespreken wat iemands rol is en hoe die rol er straks uit komt te zien. Van belang is het om uit te kunnen leggen waarom we het veranderen als het in de praktijk niet veel anders is. En als het wel anders is, dat ze daar dan ook in begeleid worden. Dat is heel wat anders dan gewoon zeggen dat het er nou eenmaal staat na publicatie. Hoe beter we in staat zijn om onszelf te profileren als de medespeler op het veld, hoe eerder onze stakeholders geneigd zijn het nieuwe model rondom data governance te omarmen.”

Een samenwerking voor de toekomst

Marnick denkt dat Anderson MacGyver de juiste partner is om data governance vorm te geven binnen TenneT. “Ik vind het een prettige samenwerking. Ik heb ook wel met consultants samengewerkt die heel blueprint-minded zijn. Als je een vraag hebt, dan hebben zij de oplossing al in hun achterzak. Maar tegelijkertijd zijn ze niet in staat maatwerk te leveren, waar Anderson MacGyver juist op inzet. Daarnaast merk ik dat Anderson MacGyver sterk gericht is op implementatie, dus een voortdurende focus op wat je als bedrijf zelf kunt doen om daarmee een blijvende verandering in gang te zetten. En dat is precies wat we bij TenneT willen bereiken.”