{"id":9809,"date":"2022-11-29T20:28:05","date_gmt":"2022-11-29T19:28:05","guid":{"rendered":"https:\/\/www.andersonmacgyver.com\/?p=9809"},"modified":"2023-10-13T13:02:05","modified_gmt":"2023-10-13T11:02:05","slug":"digitalisierung-der-geschaeftsablaeufe-an-der-universitaet-leiden","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.andersonmacgyver.com\/de\/interview-de\/digitalisierung-der-geschaeftsablaeufe-an-der-universitaet-leiden\/","title":{"rendered":"Digitalisierung der Gesch\u00e4ftsprozesse an\u00a0der Universit\u00e4t Leiden\u200b"},"content":{"rendered":"\n

Dank des technologischen Fortschritts kann personalisierte Bildung „jederzeit, an jedem Ort, auf jedem Weg und in jedem Raum“ genossen werden. Universit\u00e4ten und Hochschulen m\u00fcssen daher moderne Online- und Offline-Lernkonzepte anbieten. Um dies zu erm\u00f6glichen, braucht es eine IT-Infrastruktur, die Flexibel und Skalierbar ist um eine gute User Experience zu gew\u00e4hrleisten. Aus unserer Beratungst\u00e4tigkeit im Bildungssektor stellen wir die Vision einiger unserer Kunden zu diesem Thema vor. Diese Woche hat Rob van den Wijngaard, Direktor des Administrative Shared Service Center der Universit\u00e4t Leiden, das Wort. <\/strong><\/p>\n\n\n\n

‚DAS BESTREBEN, KOMPLEXIT\u00c4T MIT STANDARDISIERUNG ERSETZEN‘<\/h2>\n\n\n\n

Das Administrative Shared Service Center (ASSC) wurde im Januar 2021 innerhalb der Universit\u00e4t Leiden gegr\u00fcndet. Das ASSC leistet aus einer multidisziplin\u00e4ren Perspektive einen wichtigen Beitrag zur Realisierung einer angemessenen, zukunftssicheren IT-Infrastruktur. <\/p>\n\n\n\n

ASSC-Direktor Rob van den Wijngaard und seine Teams betreuen seit \u00fcber einem Jahr verschiedene Funktionsbereiche und Stakeholder in den Bereichen Personal, Finanzen, IT, Kundenbeziehungen und Dokumentenmanagement. “ Unser Arbeitsbereich ist ein umfangreiches und vielf\u00e4ltiges Gebiet in einem komplexen Umfeld. Aufgrund des dezentralen Aufbaus haben die Fachbereiche ein hohes Ma\u00df an Autonomie. Die Herausforderung besteht darin, einen effizienten, benutzerfreundlichen und zeitgem\u00e4\u00dfen Service zu bieten, mit dem alle zufrieden sind.“  <\/p>\n\n\n\n

„Wenn man als Shared Service Center den Menschen und der Organisation wirklich etwas bieten will, dann ist die gegenseitige Chemie, das Vertrauen und die Orientierung am Menschen von grundlegender Bedeutung“, sagt der ASSC-Direktor. Das zeichnet Van den Wijngaard als F\u00fchrungspers\u00f6nlichkeit aus und hilft ihm bei seinen Aufgaben innerhalb der Universit\u00e4t Leiden. „Ich gebe meinen Kollegen normalerweise viel Raum und Vertrauen. So holt man das Beste aus den einzigartigen Eigenschaften und F\u00e4higkeiten eines jeden heraus, auch innerhalb der MT.“  <\/p>\n\n\n\n

Multidisziplin\u00e4r<\/h2>\n\n\n\n

Die Universit\u00e4t Leiden befindet sich wie jede traditionelle Bildungseinrichtung in einer sich wandelnden sozialen und wirtschaftlichen Dynamik, in der sich die Organisation effizient, schnell, flexibel und skalierbar bewegen muss, um die sich \u00e4ndernden Bed\u00fcrfnisse der Studierenden und der Mitarbeiter in Lehre, Forschung und Support zu erf\u00fcllen. „Diese Entwicklung wird durch die umfassende Digitalisierung vorangetrieben.“ Weitere Stichworte sind Vernetzung, Innovation, Vielfalt, Inklusivit\u00e4t und Eigenst\u00e4ndigkeit. <\/p>\n\n\n\n

Digitale Transformationen, so Van den Wijngaard, sollten sich nicht auf die Modernisierung der bestehenden IT beschr\u00e4nken. „Ein solch grundlegender Ver\u00e4nderungsprozess ist sehr multidisziplin\u00e4r. Wenn man in einem Bereich an einem Faden zieht, wird er sich unwiderruflich in einem anderen Bereich bewegen. Vor allem die HR-Komponente ist sehr wichtig und wird oft \u00fcbersehen.“  <\/p>\n\n\n\n

Der ASSC-Direktor wirbt f\u00fcr einen multidisziplin\u00e4ren Ansatz, der Aspekte wie Menschen und Kultur, Prozesse, Management und Organisation, Kundeninteraktion und Informationstechnologie einbezieht. Der Wandel ist dabei immer in das gro\u00dfe Ganze eingebettet.<\/p>\n\n\n\n

Branchenstandards  <\/h2>\n\n\n\n

Diese ganzheitliche Sichtweise war auch der Ausgangspunkt f\u00fcr die Analyse von Anderson MacGyver, die alle wichtigen Aktivit\u00e4ten und Interessengruppen einbezog: die Vorst\u00e4nde von Funktionsbereichen wie Personal, Finanzen und IT. Hinzu kommen die Verantwortlichen f\u00fcr das Informationsmanagement, der ISSC (der sich auf die Hardwareunterst\u00fctzung konzentriert) und der ASSC-Vorstand. „Das Ergebnis ist ein breit abgest\u00fctzter und anregender Bericht mit einem konkreten Ansatz f\u00fcr den Folgeprozess“. <\/p>\n\n\n\n

Van den Wijngaard fuhr fort: „Der Bericht hat best\u00e4tigt, was wir bereits dachten: dass man f\u00fcr viele grundlegende Aktivit\u00e4ten mit einheitlichen Prozessen und L\u00f6sungen auskommen kann. Im HR-Bereich kann man zum Beispiel cloudbasierte Plattformen nutzen. Denken Sie an Workday oder SuccesFactors, die als ‚Industriestandards‘ speziell f\u00fcr den Hochschulbereich oder f\u00fcr einen bestimmten Funktionsbereich entwickelt wurden.“ <\/p>\n\n\n\n

Einheitlichkeit  <\/h2>\n\n\n\n

Die MultiModal-Analyse von Anderson MacGyver hilft bei der so genannten „zukunftsf\u00e4higen“ Gestaltung der IT. Die Farben Gr\u00fcn, Blau, Orange und Violett stehen f\u00fcr die verschiedene Arten von Gesch\u00e4ftsaktivit\u00e4ten, wie allgemeine, spezialisierte, differenzierte und adaptive Gesch\u00e4ftsaktivit\u00e4ten. (eine ausf\u00fchrlichere Erkl\u00e4rung des Modells und der Farben der Gesch\u00e4ftsaktivit\u00e4ten finden Sie in unserem Whitepaper ‚MultiModality‘)<\/p>\n\n\n

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Die Analyse hat gezeigt, dass viel Energie auf unzureichend vereinheitlichte und unzureichend harmonisierte Basist\u00e4tigkeiten verschwendet wurde. Wenn man dies in Ordnung bringt, k\u00f6nnen die Mitarbeiter mehr Zeit und Energie in Dinge investieren, die f\u00fcr die Universit\u00e4t einen Mehrwert darstellen. „Richten Sie achtzig Prozent aller Dinge straff und so standardisiert wie m\u00f6glich ein. F\u00fcr die restlichen zwanzig Prozent bieten Sie dann Anpassungen oder spezifische L\u00f6sungen an, mit denen Sie die Menschen optimal entlasten und unterst\u00fctzen.“<\/p>\n\n\n\r\n\r\n\r\n

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„<\/span>RICHTEN SIE ACHTZIG PROZENT ALLER DINGE STRAFF UND SO STANDARDISIERT WIE M\u00d6GLICH EIN. F\u00dcR DIE RESTLICHEN ZWANZIG PROZENT BIETEN SIE DANN ANPASSUNGEN ODER SPEZIFISCHE L\u00d6SUNGEN AN„<\/span><\/h2>\r\r\n \r\n Rob van den Wijngaard, Direktor des Administrative Shared Service Center der Universit\u00e4t Leiden<\/b>\r\r\n \r\n <\/td>\r\r\n <\/tr>\r\r\n <\/table>\r\r\n <\/div>\r\r\n \r\r\n \r\r\n \r\r\n \r\r\n <\/path>\r\r\n <\/g>\r\r\n <\/g>\r\r\n <\/g>\r\r\n <\/svg>\r\r\n <\/div>\r\r\n <\/div>\r\r\n <\/div>\r\r\n\t<\/div>\r\r\n<\/div>\r\r\n\n\n\n

Grundlegende Entscheidungen  <\/h2>\n\n\n\n

Um von „orange“ zu „gr\u00fcn“ zu kommen, m\u00fcssen grundlegende Entscheidungen getroffen werden. „Komplexit\u00e4t durch Standardisierung zu ersetzen ist eine Herausforderung – sowohl bei der Einf\u00fchrung neuer L\u00f6sungen als auch bei der Abl\u00f6sung bestehender L\u00f6sungen. Man kann den Menschen keine unlogischen L\u00f6sungen aufzwingen. Aber man hat auch kein unbegrenztes Budget, um die optimale L\u00f6sung f\u00fcr alle zu finden.  <\/p>\n\n\n\n

„Manchmal wird man von Anbietern unterst\u00fctzt, die den Support f\u00fcr \u00e4ltere Anwendungen einstellen. Ein anderes Mal gibt es einen starken Impuls von Seiten des Unternehmens. Die Kunst besteht darin, den Schwung und die Dringlichkeit der Einf\u00fchrung einer neuen Anwendung und der entsprechenden aktualisierten Prozesse kontinuierlich zu nutzen. Alles mit dem Ziel, den Prozess besser zu unterst\u00fctzen.“<\/p>\n\n\n\n

Organisatorische Dynamik  <\/h2>\n\n\n\n

Dies erfordert h\u00e4ufig eine andere Art des Managements. Hierarchie nimmt den Platz einer netzwerkartigen Struktur ein, in der auf der Grundlage von Zusammengeh\u00f6rigkeiten gehandelt wird. „In der komplexen Organisationsdynamik ist oft ein Ungleichgewicht zwischen der Art und Weise, wie man Prozesse, IT und Verantwortlichkeiten organisiert, vorhanden. Nur wenn die Organisationsstruktur stimmt, kann man die richtigen Puzzlest\u00fccke an ihren Platz setzen.“  <\/p>\n\n\n\n

Innerhalb der Universit\u00e4t Leiden ist das ASSC ein Bindeglied zwischen Ausf\u00fchrung, Politik und Organisation. „In diesem Dreieck suchen wir nach der Verbindung, um die Dinge zu erledigen.“ <\/p>\n\n\n\n

Um keine falschen Erwartungen zu wecken, ist es laut Rob van den Wijngaard wichtig, mit allen Beteiligten gut zu kommunizieren. „Es erfordert st\u00e4ndige Koordination und Transparenz, um unsere L\u00f6sungen mit den Erwartungen, der Dringlichkeit und den Ambitionen in Einklang zu bringen. Auch das ist eine Herausforderung f\u00fcr uns, denn wir haben nat\u00fcrlich nur begrenzte personelle und finanzielle Ressourcen.“ <\/p>\n\n\n\n

Solide Grundlage<\/h2>\n\n\n\n

Aufgrund der knappen internen Ressourcen und der hohen Arbeitsbelastung an der Universit\u00e4t ist die „fit for future IT“ noch in der Entwicklung. „Das ist ein wichtiger Vorbehalt.“ Der Weg dorthin ist nicht einfach. Dennoch ist der ASSC-Leiter mit den Ergebnissen zufrieden: „Uns gibt es jetzt seit eineinhalb Jahren. Im ersten Jahr haben wir hart gearbeitet, um eine solide Grundlage zu schaffen, auch in Bezug auf MT und Teams In der Zwischenzeit wurden gro\u00dfartige L\u00f6sungen bereitgestellt.“<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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